海外のお客様からの「予約を変更したい」「キャンセルしたい」という電話。まずは落ち着いて予約を確認し、空き状況を伝え、必要なら規定を案内する——この流れを押さえれば大丈夫です。変更・キャンセルの場面で使えるフレーズを集めました。
予約のあとにかかってくる電話は、変更が多い
予約を英語で受ける場面を乗り越えても、電話はまた鳴ります。とくに多いのが、「日にちを変えたい」「その日は行けなくなった」という変更・キャンセルの連絡。旅程が変わりやすい海外のお客様なら、なおさらです。
こうした電話も、やることは決まっています。予約を確認し、空きを探し、必要に応じて規定を伝える。この型を持っておけば、あわてずに対応できます。
英語電話対応で変更を受ける場合は “やわらかさ”がカギ
変更やキャンセルの受け答えは、事務的になりすぎないのがコツ。「確認しますね」「大丈夫ですよ」「またのお越しをお待ちしています」——ひとことのやわらかさがあるだけで、お客様は気持ちよく電話を切れます。むずかしい言い回しは要りません。
言いにくいことも、フレーズがあれば伝えられる
キャンセル料や変更の締め切りなど、少し言いにくいことも、型があれば落ち着いて伝えられます。次のフレーズで、確認から変更・キャンセル・規定の案内までそろえましょう。
美容室の英語電話対応で変更・キャンセルに使える、8つのフレーズ
予約の確認から、日時変更、空き状況、キャンセル、規定の案内、次回のお誘いまで。変更・キャンセルの電話の流れで並べています。
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①ご予約を確認しますね、お名前をうかがえますか？
Let me pull up your booking — can I get your name?
（ご予約を確認しますね。お名前をうかがえますか？）
【覚えておきたい単語・フレーズ】
pull up ~ ＝ （記録などを）呼び出す、確認する
booking ＝ 予約
Can I get your name? ＝ お名前をうかがえますか？
②日にちを変更されたいのですね
So you’d like to reschedule?
（では、日にちの変更をご希望ですね？）
【覚えておきたい単語・フレーズ】
reschedule ＝ 予約を取り直す、日時変更する
you’d like to ~ ＝ 〜されたいのですね
move it to ~ ＝ 〜に動かす（応用：move it to Saturday）
③いつのご希望ですか？
What day were you hoping for instead?
（代わりに、いつのご希望ですか？）
【覚えておきたい単語・フレーズ】
were you hoping for ＝ ご希望でしたか（やわらかい尋ね方）
instead ＝ 代わりに
what day ＝ 何日
④その日でしたら空きがあります
We have an opening that day.
（その日でしたら、空きがございます）
【覚えておきたい単語・フレーズ】
opening ＝ 空き、空き枠
that day ＝ その日
available ＝ 空いている（応用：We’re available at two.）
⑤あいにく、その日は満席です
I’m afraid we’re fully booked that day.
（あいにく、その日は満席です）
【覚えておきたい単語・フレーズ】
I’m afraid ~ ＝ あいにく〜です（言いにくいことの前置き）
fully booked ＝ 満席、予約でいっぱい
the day before / after ＝ 前日／翌日（応用）
⑥キャンセルということで承知しました
Okay, I’ll cancel that for you.
（かしこまりました、キャンセルを承ります）
【覚えておきたい単語・フレーズ】
cancel ＝ キャンセルする
I’ll ~ for you ＝ 〜しておきますね
no problem ＝ 問題ありません（応用）
⑦前日までのご連絡だとキャンセル料はかかりません
There’s no charge if you cancel the day before.
（前日までにご連絡いただければ、キャンセル料はかかりません）
【覚えておきたい単語・フレーズ】
no charge ＝ 料金はかからない
cancellation fee ＝ キャンセル料（応用）
the day before ＝ 前日（までに）
⑧またのお越しをお待ちしています
We’d love to see you another time!
（またの機会に、ぜひお待ちしています！）
【覚えておきたい単語・フレーズ】
We’d love to ~ ＝ ぜひ〜したいです
see you ＝ お会いする
another time ＝ また別の機会に
変更もキャンセルも、気持ちよく終えてもらう
変更・キャンセルの電話で効くのは、事務的に処理することではなく、確認しながらやわらかく応じることです。「I’m afraid we’re fully booked that day.」も、前置きの一言があるだけで、印象がぐっと和らぎます。
そして最後に「We’d love to see you another time!」と添えれば、キャンセルの電話さえ、次につながる一本になります。パート1の“予約を受ける”に続くこの8フレーズで、変更・キャンセルはもう安心です。次は⑦の「There’s no charge if you cancel the day before.」から、自店の規定に合わせて口になじませておきましょう。パート3では、道案内や取り次ぎ、伝言など、当日まわりの電話対応を扱います。
